Gebruik je nog steeds een verouderd persoonlijk e-mailadres voor je zakelijke communicatie? Zo ja, dan is het tijd voor verandering. Het instellen van een professioneel e-mailadres is essentieel voor het verbeteren van je zakelijke imago en effectiviteit.
Uit recent onderzoek van Forbes blijkt dat 81% van de bedrijven e-mail in hun marketingstrategieën gebruikt en dat de wereldwijde omzet uit e-mailmarketing in 2024 naar verwachting 12,33 miljard dollar zal bedragen. Duidelijke, goed georganiseerde en visueel aantrekkelijke e-mails maken niet alleen een sterke indruk, maar tonen ook respect voor de tijd van de ontvanger. Een professioneel ogende e-mail gaat niet alleen over het overbrengen van informatie – het straalt ook af op u en uw organisatie.
In deze blog gaan we dieper in op het belang van een professioneel e-mailadres en geven we praktische tips over hoe je er een kunt maken.
Het belang van professionele e-mailcommunicatie
Professionele e-mail is een essentieel hulpmiddel voor bedrijven en biedt verschillende voordelen die een grote impact kunnen hebben op hun prestaties. Om te beginnen helpt het je een voet tussen de deur te krijgen door interesse te wekken voor je producten en diensten. Consumenten op de hoogte houden via professionele e-mail bevordert het vertrouwen en de band, terwijl mobiele gebruikers ook efficiënt worden bereikt. Deze manier van communiceren trekt meer websitebezoekers, bespaart tijd en zorgt voor een gestage informatiestroom.
Bovendien creëert professionele e-mail leads, ontwikkelt het inzichtelijke feedback en bevordert het herhalingsaankopen door de betrokkenheid van klanten te handhaven. Het biedt de perfecte setting voor storytelling, wat de relaties met leveranciers versterkt en de naamsbekendheid vergroot. Al met al verbetert het versturen van professionele e-mails de communicatie met klanten en helpt het bedrijven om hun online aanwezigheid uit te breiden en te versterken.
Losse of slecht geschreven e-mails kunnen daarentegen als onprofessioneel worden gezien of in spammappen terechtkomen, waardoor de geloofwaardigheid en efficiëntie in gevaar komen.
Hoe je e-mails er professioneel uitzien
Als je door je inbox bladert, is het makkelijk om professioneel uitziende e-mails te onderscheiden van spam of persoonlijke berichten. Maar wat zijn de specifieke elementen waardoor professionele e-mails opvallen?
Professioneel e-mailadres
Een professioneel e-mailadres onderscheidt zich van andere gebruikersnamen in je inbox. Ze zijn gemakkelijk te herkennen omdat ze een eigen domein gebruiken (in plaats van een persoonlijk Gmail-account) en ze volgen bekende indelingen.
Voorbeelden van professioneel ogende e-mails zijn [email protected] en [email protected].
Een e-mailhandtekening
De inhoud van een professioneel uitziende e-mail is ook belangrijk. De meeste professionals hebben een e-mailhandtekening onderaan hun bericht, met daarin hun bedrijfsnaam, functietitel en contactgegevens. Veel bedrijven nemen branding op in hun handtekening, zoals een logo.
Bekende lettertypen gebruiken
Je kunt al raden of een e-mail professioneel is voordat je de inhoud leest. Professionele e-mails gebruiken standaard lettertypen (en lettergroottes) die gemakkelijk te lezen zijn. Arial, Helvetica, Times New Roman en Trebuchet zijn lettertypes die veel gebruikt worden door gerenommeerde bedrijven.
De meeste bedrijven gebruiken zwarte tekst voor e-mailcontent. Lastig te lezen lettertypes en wilde kleuren duiden vaak op spam of phishing-zwendel.
Een mobielvriendelijk ontwerp
Steeds meer mensen gebruiken mobiele apparaten om e-mails te lezen en te versturen. In feite wordt 46% van alle e-mails geopend op mobiele apparaten. Een mobiel responsief e-mailontwerp wordt nu door klanten verwacht.
Als je e-mailpromotie of nieuwsbrief niet is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, kun je de geloofwaardigheid van je bedrijf schaden. Dit criterium is echter vooral van toepassing op HTML-e-mails. Platte tekst-e-mails passen zich automatisch aan mobiele schermen aan.
Hoewel er verschillende factoren meespelen bij het maken van een professionele e-mail, concentreren we ons op de basis – het maken van een professioneel uitziend e-mailadres.
Hoe maak je een professioneel uitziende e-mail?
Nu je weet hoe een e-mail er professioneel uit moet zien, is het tijd om je zakelijke e-mail in te stellen.
Normaal gesproken moet je je zakelijke e-mail instellen wanneer je je domein registreert en begint met het bouwen van je website.
Als je echter al een website hebt maar nog steeds persoonlijke e-mails gebruikt, kun je altijd professionele e-mailadressen maken nadat je je website hebt gebouwd.
1. Selecteer een host
Als je een professioneel uitziende e-mail wilt maken, moet je een e-mailhostingprovider gebruiken. Een e-mailhost levert servers voor bedrijven die e-mails moeten opslaan en beheren.
E-mailhostingdiensten voor bedrijven worden meestal maandelijks of jaarlijks gefactureerd, in tegenstelling tot gratis webmailservers (zoals Gmail of Yahoo) die je kunt gebruiken om persoonlijke e-mailaccounts aan te maken.
Als je op zoek bent naar een hostingprovider voor je website, kun je kiezen voor een provider als Bluehost waarbij webmail is inbegrepen.
Bij sommige hostingproviders is automatisch een beperkt aantal e-mails inbegrepen bij de aanschaf van een domein en webhostingpakket. Als je echter meer e-mails nodig hebt voor je werknemers, moet je een uitbreidingsplan voor e-mail kopen.
Je kunt ook Google Workspace gebruiken om zakelijke e-mailadressen te maken met een aangepast domein.
2. Verbinding maken met een e-mailclient
Als je zakelijke e-mails aanmaakt bij je hostingprovider, kun je je aangepaste domein als e-mailadres gebruiken. In plaats van [email protected] maak je bijvoorbeeld [email protected] aan.
Nadat je de e-mails hebt gemaakt, moet je de e-mailadressen verbinden met een e-mailprogramma, zoals Gmail of Outlook. Een e-mailprogramma kun je e-mails lezen, versturen en beheren. Met andere woorden, het is de app waarmee elke gebruiker kan inloggen en zijn e-mails kan bekijken.
Je hostingprovider zou instructies moeten hebben om verbinding te maken met elke e-mailclient.
3. Kies een formaat voor gebruikersnamen
Nadat je je host en e-mailclient hebt gekozen, moet je een e-mailindeling kiezen die er professioneel uitziet. Je kunt bijvoorbeeld [email protected] of [email protected] gebruiken.
We raden aan om één formule te gebruiken voor alle werknemers.
4. Verbinding maken met uw software voor e-mailautomatisering
Als je een marketingautomatiseringsplatform gebruikt om nieuwsbrieven of transactie-e-mails te versturen, moet je je zakelijke e-mailaccounts koppelen.
Zoek naar e-mailinstellingen onder algemene instellingen of een gedeelte “E-mail verzenden”. Je automatiseringsplatform zal je uitleggen hoe je je zakelijke e-mailadressen kunt koppelen en verifiëren.
Door je zakelijke e-mail aan je automatiseringssoftware te koppelen, zorg je ervoor dat je marketinge-mails van je professionele adres komen.
Je e-mailautomatiseringsprovider moet je ook door de stappen leiden om je domein te verifiëren. E-mailverificatie helpt ervoor te zorgen dat je berichten niet in de spammap terechtkomen.
Wanneer u uw domein verifieert, voegt uw e-mailprovider informatie toe aan de e-mailheader die bevestigt dat het bericht echt afkomstig is van het domein in het veld “afzender”.
Best practices voor het maken van een professioneel ogende e-mail
Nu je weet hoe je je zakelijke e-mail moet instellen, gaan we dieper in op het kiezen van de juiste gebruikersnaamnotatie.
Het is niet genoeg om een aangepast domein in je e-mailadres te gebruiken. Je moet ervoor zorgen dat de rest van het e-mailadres er professioneel uitziet.
Zorg ervoor dat je je aan deze best practices houdt en let ook op de specifieke normen van jouw branche.
Houd gebruikersnamen leesbaar
Voor de beste resultaten kies je een eenvoudige gebruikersnaamformule die gemakkelijk te lezen is. De meeste professioneel uitziende e-mails bevatten een combinatie van de voor- en achternaam of initialen van een werknemer.
E-mails waarin alleen de voornaam wordt gebruikt, zijn de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Aan de ene kant genereert het gebruik van alleen de voornaam kortere e-mails die makkelijker te lezen zijn. Aan de andere kant moet je alternatieve e-mails maken voor werknemers die een voornaam delen.
Als je veel werknemers hebt, kun je beter niet alleen de voornaam gebruiken.
Gebruik geen getallen of symbolen
Getallen in een gebruikersnaam duiden meestal op een persoonlijk e-mailadres. Het toevoegen van cijfers aan een e-mail maakt het echter moeilijker om te typen en te onthouden. Daarom moet een professioneel uitziende e-mail alleen letters bevatten.
Vermijd onnodige symbolen of accenten op tekens. Sommige e-mails bevatten een punt tussen voor- en achternamen, maar dat zou de enige uitzondering moeten zijn.
Beperk het gebruik van functietitels in e-mails
Hoewel je e-mails er professioneel uit moeten zien, moet je toch de indruk wekken dat ze van een mens afkomstig zijn. Door functietitels als e-mailgebruikersnamen te gebruiken, zoals [email protected], lijken je berichten minder persoonlijk.
Bovendien kan het een uitdaging zijn om e-mailaccounts te beheren als je nieuwe medewerkers aanneemt of nieuwe rollen creëert.
Er zijn een paar uitzonderingen op de functienaamregel. De meeste bedrijven hebben algemene e-mailadressen voor algemene informatie of klantenondersteuning.
In deze gevallen is het handig om een functietitel als gebruikersnaam te gebruiken. Tot slot kunnen sommige e-mails over transacties (zoals e-mails om wachtwoorden opnieuw in te stellen) een “no-reply” gebruikersnaam gebruiken, zodat ontvangers begrijpen dat ze op die manier geen contact kunnen opnemen met een werknemer.
Ideeën voor zakelijke e-mailadressen
Maak je je zorgen over het kiezen van een aanvaardbare gebruikersnaam?
Hier is het goede nieuws:
Je hoeft niet met iets nieuws te komen. Je kunt het beste kiezen uit veelgebruikte formules die klanten al als professioneel herkennen.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende formules die bedrijven gebruiken voor e-mailgebruikersnamen:
- [email protected]
- [email protected] of [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Houd bij het kiezen van je gebruikersnaam rekening met de grootte van je bedrijf, de toon van je merk en industriestandaarden.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die je moet vermijden bij het opstellen van een professionele e-mail?
Verwaarlozing van personalisatie
E-mails die niet persoonlijk zijn, d.w.z. niet bij naam zijn geadresseerd of zijn aangepast aan de behoeften van de ontvanger, komen onpersoonlijk over. Door de klant specifiek aan te spreken in je e-mail, creëer je een diepere band en toon je waardering voor hun omstandigheden.
Proeflezen overslaan
Het versturen van een e-mail met spel-, grammatica- of tikfouten kan je professionele imago schaden. Lees altijd goed door om er zeker van te zijn dat je e-mail foutloos en opgepoetst is.
Een ongepaste toon gebruiken
Als je de verkeerde toon kiest, te informeel of te formeel, kan dat je bedoelingen misleiden en onprofessioneel overkomen. Verander je toon om de context en de relatie met de ontvanger te weerspiegelen.
Overladen met e-mails
Ontvangers bombarderen met te veel e-mails kan leiden tot frustratie. Wees strategisch over je e-mailfrequentie om je publiek niet te overweldigen en ervoor te zorgen dat je berichten goed worden ontvangen.
Een onduidelijke of misleidende onderwerpregel maken
De onderwerpregel moet duidelijk de inhoud van je e-mail weergeven. Een misleidende of vage onderwerpregel kan tot verwarring leiden en de kans verkleinen dat je e-mail wordt geopend.
Een gebrek aan professionaliteit vertonen
Zorg ervoor dat je e-mail een professionele toon en opmaak heeft. Vermijd jargon, informele taal en onprofessionele opmaak om je geloofwaardigheid te behouden.
Een oproep tot actie (CTA) vergeten
Een duidelijke oproep tot actie leidt de ontvanger naar de volgende stappen, zoals het organiseren van een vergadering, het beantwoorden van een vraag of het uitvoeren van een andere actie. Het weglaten hiervan kan leiden tot verwarring of inactiviteit.
Gebruik van onbekend jargon en afkortingen
Vermijd het gebruik van jargon of afkortingen die niet alle ontvangers zullen begrijpen. Om je boodschap toegankelijker en begrijpelijker te maken, gebruik je duidelijke en eenvoudige taal.
Robotisch zijn
Een te formele of mechanische toon kan onoprecht overkomen. Streef naar een conversationele maar professionele toon die je persoonlijkheid laat zien en die helpt om de ontvanger te boeien.
Laatste gedachten
Het maken van een professioneel ogende e-mail is een cruciaal aspect van effectieve bedrijfscommunicatie en heeft een grote invloed op het imago en het operationele succes van je bedrijf. Een goed ontworpen e-mail verbetert niet alleen de reputatie en efficiëntie van je bedrijf, maar speelt ook een belangrijke rol bij het genereren van interesse in je producten en diensten, het opbouwen van vertrouwen en het behouden van de betrokkenheid van je klanten.
Om een positieve indruk te maken, is het essentieel om een professioneel e-mailadres te gebruiken, een duidelijke structuur aan te houden en veelvoorkomende valkuilen te vermijden. Personalisatie, aandacht voor detail en een consistente professionele toon zorgen ervoor dat je e-mails effectief en impactvol zijn.
Door de beschreven best practices toe te passen, kunt u uw communicatiestrategieën verbeteren en de aanwezigheid van uw bedrijf in het digitale landschap versterken. Of u nu een nieuwe professionele e-mail opzet of uw bestaande praktijken verfijnt, tijd investeren om het goed te doen zal leiden tot betere klantrelaties en een geloofwaardiger bedrijfsimago.
Ontdek Bluehost’s eenvoudig te gebruiken e-mail oplossingen voor het maken van een aangepast domein e-mail account voor een naadloze overgang naar een professionele e-mail setup.
FAQs
Het gebruik van een professioneel e-mailadres is cruciaal voor het opbouwen en behouden van geloofwaardigheid in zakelijke communicatie. Een e-mailadres dat uw eigen domein gebruikt in plaats van een algemeen domein geeft ontvangers het signaal dat u serieus bent over uw bedrijf en helpt ervoor te zorgen dat uw e-mails serieus worden genomen. Het versterkt je professionele imago, verhoogt de betrouwbaarheid en verkleint de kans dat je berichten als spam worden aangemerkt.
Verschillende belangrijke elementen dragen bij aan de professionaliteit van een e-mail. Ten eerste is het gebruik van een professioneel e-mailadres met een aangepast domein van fundamenteel belang. Ten tweede, het toevoegen van een e-mailhandtekening met essentiële details zoals uw naam, functietitel en contactgegevens voegt een formeel tintje toe. Een consistent gebruik van bekende, leesbare lettertypen zoals Arial of Times New Roman is ook belangrijk, net als een mobiel ontwerp. Al deze factoren samen dragen bij aan een gepolijste, geloofwaardige uitstraling die goed overkomt op je organisatie.
Het gebruik van een professioneel e-mailadres biedt aanzienlijke voordelen voor marketing en klantenbinding. Een e-mailadres in een eigen domein verhoogt de legitimiteit van uw communicatie, wat leidt tot hogere openings- en responspercentages. Het helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij je publiek door een consistent en professioneel imago uit te stralen. Bovendien worden professionele e-mailadressen minder snel als spam aangemerkt, waardoor uw marketingberichten de inbox van uw ontvangers bereiken. Deze professionaliteit ondersteunt sterkere klantrelaties en een effectievere betrokkenheid, wat uiteindelijk kan leiden tot bedrijfsgroei en een betere klantloyaliteit.
Een professionele e-mailhandtekening moet belangrijke informatie bevatten waarmee ontvangers u en uw rol binnen de organisatie kunnen identificeren. Normaal gesproken moet uw handtekening uw volledige naam, functietitel en bedrijfsnaam bevatten. Vermeld daarnaast je directe contactgegevens, zoals je telefoonnummer en e-mailadres. Het toevoegen van een bedrijfslogo en relevante links naar sociale media of websites kan je e-mailhandtekening nog verder verbeteren. Houd het ontwerp eenvoudig en vermijd het gebruik van overdadige kleuren of lettertypen om een professionele uitstraling te behouden.
