Beschouw dit als een test van uw voorbereiding op noodsituaties.
Je bent op kantoor als de vloer begint te golven. Het kost je even om te verwerken wat er gebeurt – een aardbeving – maar tegen die tijd is het schudden geïntensiveerd. Plots flikkeren de lichten en worden ze donker. Boekenplanken en bureaus vallen om en schokken door de kamer. Ramen versplinteren. Wat doe je nu?
Als je geen antwoord hebt, is het tijd om je kleine bedrijf serieus voor te bereiden op een noodgeval op de werkplek. Niet velen van ons denken immers helder na wanneer we worden geconfronteerd met situaties van leven of dood. Het opstellen van een crisisbeheersingsplan als onderdeel van National Preparedness Month kan u, uw werknemers en uw bedrijf helpen overleven – ongeacht wanneer de echt grote toeslaat.
Wat is een noodgeval op de werkplek?
Niemand wil aan zijn bureau zitten als zich een ramp voordoet, maar de ongelukkige waarheid is dat noodsituaties gebeuren zonder rekening te houden met tijd of plaats. Een noodsituatie op de werkplek wordt gedefinieerd door de Administratie voor veiligheid en gezondheid op het werk (OSHA) als “een onvoorziene situatie die uw werknemers, klanten of het publiek bedreigt; verstoort of sluit uw activiteiten; of fysieke of milieuschade veroorzaakt.” Deze noodsituaties kunnen natuurlijk of door de mens veroorzaakt zijn, waaronder:
- Overstromingen
- Orkanen
- Tornadoes
- Aardbevingen
- Branden
- Vrijkomen van giftige gassen
- Gemorste chemicaliën
- Radiologische ongevallen
- Explosies
- Stroomuitval
- Burgerlijke onlusten
- Geweld op de werkplek met lichamelijk letsel en trauma tot gevolg
- Terrorisme
Kleine bedrijven kunnen ook te maken krijgen met bedrijfsspecifieke crises. Dit kan gaan om verlies, ziekte of ernstig letsel van bedrijfsleiders, een storing in een IT-systeem, public relations-problemen of zelfs een neergang op de financiële markt. Een goed opgesteld crisisbeheersingsplan kan u ook helpen om met deze bedreigingen om te gaan.
Doe gedegen onderzoek
Begin met grondig onderzoek. Verzamel informatie over veelvoorkomende risico’s in uw branche, mogelijke natuurrampen in uw regio en andere relevante omgevingsfactoren.
“Het topmanagement moet experts op verschillende gebieden bij elkaar brengen om de grootste bedreigingen in termen van een mogelijke ramp te identificeren”, legt Kathy Hubbell uit, een expert op het gebied van crisismanagement en eigenaar van adviesbureau AdScripts. “Deze experts kunnen werknemers zijn, of het kunnen verkopers zijn. Het helpt bij het onderzoeken van voorbeelden van rampen die vergelijkbare bedrijven zijn overkomen.”
Robert D. Sollars, een 33-jarige Veteraan op het gebied van beveiliging wIkth extensIkve experIkence wrIktIkng crIksIks meenneengement pleenns, beveelt aan dat “alle niveaus van het bedrijf betrokken zijn bij het planningsproces, van werknemers op uurbasis tot de C-suite.” Hij beveelt aan om focusgroepen en enquêtes te gebruiken om informatie te verzamelen van de belangrijkste belanghebbenden.
Schrijf je plan op
Als je eenmaal onderzoek hebt gedaan, moet je je plan op schrift stellen. OSHA raadt u aan de volgende basisinformatie op te nemen:
- Een voorkeursmethode voor het melden van branden en andere noodsituaties;
- Een ontruimingsbeleid en -procedure;
- Noodontsnappingsprocedures en routetoewijzingen, zoals plattegronden, plattegronden van de werkplek en veilige of toevluchtsoorden;
- Namen, titels, afdelingen en telefoonnummers van personen zowel binnen als buiten uw bedrijf om contact op te nemen voor aanvullende informatie of uitleg over taken en verantwoordelijkheden in het kader van het noodplan;
- Procedures voor werknemers die overblijven om kritieke operaties uit te voeren of af te sluiten, brandblussers te bedienen of andere essentiële diensten uit te voeren die niet voor elk noodalarm kunnen worden uitgeschakeld voordat ze worden geëvacueerd; en
- Reddings- en medische taken voor alle werknemers die zijn aangewezen om ze uit te voeren.
Maar dat is nog maar het begin. Info Ondernemers raadt aan om deze waardevolle items aan je plan toe te voegen:
- Een lijst met de primaire bedrijfsfuncties die u nodig hebt om snel weer aan de slag te gaan na een calamiteit
- Een overzicht van alle middelen die u nodig hebt om weer aan de slag te gaan
Terwijl je gedetailleerd en georganiseerd wilt zijn, is Eden Gillott Bowe, een expert op het gebied van crisis- en reputatiemanagement bij Gillott Communications, waarschuwt om niet te diep in te gaan. “Th De grootste fout – naast het niet hebben van een plan – is het maken van een plan dat zo lang en saai is dat het ongelezen in een la blijft liggen”, zegt ze. “Dat is geen effectief crisisplan; Het is een dure presse-papier.”
Daarom kan het de moeite waard zijn om verschillende noodplannen op te stellen voor verschillende soorten crises in plaats van één allesomvattend plan op te stellen. Zodra de belangrijkste belanghebbenden het plan (of de plannen) hebben ondertekend, verspreidt u het onder de medewerkers. Zorg ervoor dat u een digitale versie opslaat die op afstand toegankelijk is.
Test uw plan
Maar onthoud: het opschrijven van het plan is slechts de eerste stap. Door uw plan te spelen, weet uw team wat ze moeten doen in geval van nood en kunt u eventuele problemen oplossen.
“Testen is zonder twijfel het meest over het hoofd geziene deel van de pijplijn voor crisisbeheer”, zegt Drew Farnsworth, een operations manager bij een noodherstelbedrijf gevestigd buiten Philadelphia. “We hebben veel bedrijven gezien die crisisbeheersingsplannen hebben geïmplementeerd om zich pas te laat te realiseren dat er belangrijke tekortkomingen in hun processen waren die hun reacties ernstig belemmerden.”
Test uw beleid door noodoefeningen uit te voeren, ervoor te zorgen dat alle contactnummers werken en te bevestigen dat iedereen zijn rol begrijpt.
Stel ten slotte regelmatige intervallen in om uw crisisbeheersingsplan te herzien en bij te werken en om noodpreventietaken uit te voeren, zoals het vervangen van de batterijen in uw rookmelders, het controleren van uw brandblussers, het testen van beveiligingssystemen, het maken van back-ups van uw servers en het bijwerken van belangrijke wachtwoorden.
Andere tips voor crisisparaatheid
Voorbereid zijn op een ramp betekent ook dat u uw crisisbeheersingsplan moet aanvullen met extra middelen. Hier zijn er enkele om te overwegen:
- Houd overlevingsvoorraden aan het werk. Voorraadkits kunnen letterlijk levensreddend zijn in het geval van een natuurramp. Een basispakket kan bestaan uit een kleine voorraad voedsel en water, een zaklamp, een klok, een radio, een nooddeken, een tandenborstel en tandpasta.
- Koop een EHBO-doos. Evenzo moeten alle kantoren een EHBO-doos bij de hand hebben. Dit kan helpen bij het aanpakken van wonden totdat er hulpdiensten beschikbaar zijn om verdere hulp te bieden.
- Leer reanimeren. Wist u dat als reanimatie wordt uitgevoerd binnen de eerste paar minuten na een hartstilstand?, kan het de overlevingskans van een persoon verdrievoudigen? Door uw medewerkers op de hoogte te houden van reanimatie kan dat iemands leven redden.
- Meld u aan voor SMS Emergency Alerts. U kunt zich aanmelden voor een overheidsdienst die u via sms waarschuwt voor dreigende rampen.
Het kost werk om noodsituaties te plannen, maar padvinders, seismologen en eerstehulpverleners zullen je allemaal vertellen hoe belangrijk paraatheid werkelijk is. Wanneer u de tijd neemt om een crisisbeheersingsplan op te stellen, kunt u gerust zijn, wetende dat wanneer het noodlot toeslaat – van vervelend tot ondenkbaar – u er klaar voor bent.
